Vitec Avoine uudisti pitkäaikaisen asiakkaansa 4H-liiton verkkopalvelun. Uusi sivusto rakentui WordPress-julkaisujärjestelmälle. Samalla uusittiin myös 4H:n TOP-tehtäväpankin sivusto. Suomen 4H-liitto on kattojärjestö, jonka alla toimii yli 190 paikallisyhdistystä ympäri Suomen.
4H on valtakunnallisesti toimiva, poliittisesti ja uskonnollisesti sitoutumaton nuorisojärjestö, joka tarjoaa harrastustoimintaa lapsille ja nuorille. Monipuolinen harrastustoiminta auttaa lapsia ja nuoria löytämään omat vahvuudet ja mielenkiinnon kohteet.
”Toimintamme perustuu tekemällä oppimiseen ja tavoitteenamme on luoda lapsille ja nuorille turvallinen ja vastuullinen polku aktiiviseksi yhteiskunnan jäseneksi. 4H:n toiminta tarjoaa myös hyviä eväitä työelämään ja yrittäjyyteen”, kertoo Suomen 4H-liiton viestintäpäällikkö Mari Pöyhtäri.
4H tarjoaa monipuolisesti harrastustoimintaa 6–28-vuotiaille lapsille ja nuorille aina kouluikäisten kerhotoiminnasta kansainvälisiin vaihto-ohjelmiin ja työllistymisen tukemiseen. 13-vuotiaana nuori voi perustaa oman yrityksen 4H:n kautta. Tällä hetkellä nuoria 4H-yrittäjiä on yli 2000.
4H-liitolla on käytössä Vitec Avoinen Sense Jäsenrekisteri ja Avoine Mobiilijäsenkortti. 4H:n paikallisyhdistykset hyödyntävät Vitec Avoinen tarjoamaa Yhdistysavain-palvelua. Verkkosivujen toteuttajan valintaan vaikutti merkittävästi se, että niin sanotusti koko paketti saatiin samalta toimittajalta. Näin muun muassa rajapintojen rakentaminen eri järjestelmien välille on ketterää.
”Olemme käyttäneet Vitec Avoinen palveluita yli 10 vuotta. He tuntevat meidät ja toimintatapamme, joten yhteistyö on helppoa ja avointa”, sanoo Pöyhtäri.
4H-liitto oli toteuttanut uudistettavan verkkopalvelun kilpailutusta varten mittavan auditointiprojektin. Työpajoihin osallistui projektin ydintiimin lisäksi muutamia avainhenkilöitä ja paikallisyhdistysten edustajia. Lisäksi jäsenistölle toteutettiin laajempi kysely. Usean kuukauden prosessissa määriteltiin tarkkaan tulevan verkkosivuston pääkohderyhmät sekä heidän tarpeensa ja toiveensa tuleville sisällöille.
”Tulosten perusteella muodostui lähes 20-sivuinen tarjouspyyntö. Toteutus oli ehdottomasti tehtävä WordPress-alustalle. Toimittajan tuli kyetä tarjoamaan myös ylläpitopalvelu sivustolle. Kokonaisuutena Vitec Avoine pystyi tekemään kilpailukykyisimmän tarjouksen tälle kokonaisuudelle”, kertoo Pöyhtäri.
Vitec Avoine on uudistanut myös 4H:n TOP-tehtäväpankin sivuston ja vastaa tämän sekä 4H Akatemia -sivuston ylläpidosta ja kehityksestä. Molemmat sivustot on luotu WordPress-julkaisujärjestelmää hyödyntäen.
”Vanhat sivut olivat hyvin organisaatiolähtöiset. Uudistuksessa oli tärkeää luoda asiakaslähtöinen ja tärkeimpiä kohderyhmiä palveleva verkkosivusto. Meillä on useita kohderyhmiä, joille haluamme viestiä. Koko verkkosivujen uudistusprojekti lähti liikkeelle siitä, että mietimme tarkkaan ensisijaiset kohderyhmämme”, sanoo Pöyhtäri.
4H:n pääkohderyhmiä ovat: lapset, nuoret ja heidän vanhempansa, paikallisyhdistykset, suuri yleisö ja eri mediat, yhteistyökumppanit sekä lahjoittajat. Päänavigaatio ja etusivun tärkeimmät nostot on valittu pääkohderyhmien tarpeita ajatellen.
Isoin uudistus sivustolla oli harrastustoiminnan helppo hakutoiminto. Aluksi 4H:lla oli ajatus ja toive karttapohjaisesta hakutoiminnosta. Vitec Avoinen asiantuntijoiden ehdotuksesta päädyttiin kuitenkin yksinkertaisempaan ja kustannustehokkaampaan ratkaisuun, jossa yhdistettiin alueelliset paikallisyhdistykset ja harrastustoiminta. Käyttäjä voi nyt helposti etsiä harrastustoimintaa paikkakunnan tai toiminnan mukaan ja klikata hakutuloksista suoraan sopivan paikallisyhdistyksen omille verkkosivuille.
Hakutoiminto on integroitu Sense Jäsenrekisteriin, josta tiedot ajetaan sivustolle automaattisesti päivittäin. 4H:n paikallisyhdistykset päivittävät tarvittaessa omat tietonsa Sense Jäsenrekisteriin. Näin harrastushaku tarjoaa käyttäjille aina ajantasaisen tiedon.
”Hakutoiminnosta tuli lopulta parempi näin. Olemme myös saaneet sen käyttäjiltä paljon positiivista palautetta”, sanoo Pöyhtäri.
”Uusilta sivuiltamme käyttäjän on helppo tutustua toimintaamme tai löytää etsimäänsä tietoa. Nuorten kanssa viestimme ja kommunikoimme toki paljon sosiaalisessa mediassa, mutta muuten some on ensisijaisesti kanava, josta pyrimme ohjaamaan käyttäjän verkkosivuillemme”, kertoo Pöyhtäri.
Yhteydenotosta haluttiin käyttäjille mahdollisimman helppoa. Liitolla on useita asiantuntijoita ja sopivan henkilön löytämistä on helpotettu eri kategorianapeilla. Jokaisen henkilön tietoihin on lisätty tarkentavaa tietoa henkilön päävastuualueista.
Sivuston käyttöliittymän suunnittelusta vastasi Vitec Avoinen suunnittelutiimi. Graafinen ohjeisto ja visuaaliset elementit tulivat valmiina 4H-liitolta, jonka oma graafinen suunnittelija oli osittain mukana sivuston ilmeen suunnittelussa.
”Toivoimme sivuston ilmeeltä erityisesti ilmavuutta ja raikkautta. Saavutettavuus oli myös tärkeää, vaikka direktiivit eivät meitä sido. Halusimme verkkosivuston olevan mahdollisimman monelle saavutettava ja helppokäyttöinen”, kertoo Pöyhtäri.
Uudistuksessa alasivujen määrää karsittiin runsaasti. Sisältö on nyt selkeämmin esillä ja hakutoiminnolla helposti löydettävissä. Uudistuksen myötä myös kaikki sivuston tekstisisällöt ja kuvat uusittiin. 4H:n oma tiimi vastasi sisällön tuotannosta ja viennistä sivustolle.
”Vitec Avoine vastaa meillä nyt kolmen eri WordPress-sivuston yläpidosta ja kehityksestä. Sisällön ylläpito on tehty meille helpoksi multisite-toiminnon avulla, joka mahdollistaa yhdellä kirjautumisella pääsyn useammalle sivustolle. Sisällön hallinta on kaiken kaikkiaan nyt selkeämpi ja helpompi käyttää”, kertoo Pöyhtäri.
Vitec Avoine on hyödyntänyt sivuston sisältöelementtien rakentamisessa WordPressin omia lohkoja, joiden toimintaa ja ulkoasua on tarpeellisilta osin mukautettu vastaamaan 4H:n tarpeisiin. Lisäksi sivustolle on toteutettu myös omia, projektikohtaisesti räätälöityjä lohkoja, näkymiä ja toimintoja.
“Teknologiavalinnoissa painotamme laatua ja luotettavuutta pitkällä tähtäimellä, sillä toteuttamillamme sivustoilla on tyypillisesti varsin pitkä elinkaari, jonka aikana sivusto myös tyypillisesti kehittyy asiakkaan tarpeiden pohjalta. Julkaisujärjestelmän omien työkalujen lisäksi hyödynnämme huolella valikoituja yhteisön tuottamia lisäosia, oman tuotekehityksemme tuloksia, sekä sivustokohtaisesti räätälöityjä ratkaisuja”, kertoo Teppo Koivula Vitec Avoinelta
Sivustouudistukseen suunnittelun 4H aloitti jo syksyllä 2020. Vitec Avoinen kanssa projekti starttasi syksyllä 2021 ja sivusto julkaistiin keväällä 2022.
”Yhteistyö Vitec Avoinen kanssa on sujunut hienosti läpi projektin. Kommunikointi on ollut helppoa ja avointa. Pysyimme hyvin aikataulussa, vaikka projektin aikana tuli henkilömuutoksia. Kokonaisuudessaan olemme olleet niin projektiin kuin yhteistyöhön tyytyväisiä. Kiirettä on kaikilla, mutta olemme aina tarvittaessa saaneet apua”, tiivistää Pöyhtäri.
”Käytämme projekteissamme Basecamp-palvelua, jossa keskustelut niputtuvat siisteihin aiheketjuihin. Näin viestejä ei tarvitse etsiä omasta sähköpostistaan eikä sähköpostilaatikko täyty liitetiedostoista. Projektipäällikön näkökulmasta palvelu auttaa myös viestinnässä tiimin sekä asiakkaan kesken; voin käydä tiimin kanssa sisäistä keskustelua omissa keskusteluissamme ja välittää "suomennetun" viestin asiakkaalle heille näkyvissä keskusteluketjuissa”, kertoo Vitec Avoinen projektipäällikkö Heikki Westerback.
Projektissa hyödynnettiin myös Teams-tapaamisia, jotka oli huomattavasti helpompi järjestää kuin toimistotapaamiset. Etätapaamiset ovat toimiva tapa selvittää nopeasti asiat, joiden auki kirjoittaminen veisi enemmän aikaa. Tapaamisten päätökset tallennettiin myös Basecamp-palveluun, mistä tieto jakaantui koko projektitiimille.
”Olemme tehneet syksyllä uusista sivuista laajan asiakaskyselyn. Sivustolla oli melko laaja palautelomake, jossa pyydettiin käyttäjien mielipiteitä uusista sivuista. Lisäksi pidimme ydintiimille ja muutamille eri kohderyhmien edustajille työpajan, jossa yhdessä työstimme verkkosivujen kautta saatua palautetta. Joitakin sisältömuutoksia tämän pohjalta olemme tehneetkin. Asiakkailta saatu palaute on ollut lähtökohtaisesti positiivista: sivusto on raikas ja asiat on helppo löytää”, summaa Pöyhtäri.
Laita viestiä tai soita, niin kerron tarkemmin verkkopalveluistamme.
Autan mielelläni löytämään ratkaisut teidän järjestönne tarpeisiin.
Samu Nevala, liiketoimintajohtaja, liittopalvelut
044 2898982
Lähetä sähköpostia
