Verkkopalveluiden kehittäminen on jatkuvaa työtä ja olemmekin asiakkaidemme tukena myös palveluiden julkaisun jälkeen. Aivoliitto on yksi pitkäaikaisista asiakkaistamme ja liitolla on käytössä laaja valikoima tuotteitamme - uusimpana Kuntoutujarekisteri.
Aivoliiton laajasti integroituun tuotekokonaisuuteen sisältyy mm. jäsenrekisteri, verkkosivut liitolle ja paikallisyhdistyksille, verkkokauppa, mobiilisovellus sekä lahjoituslomake. Integraatioiden avulla jäsenrekisteri, mobiilisovellus ja verkkosivut kommunikoivat keskenään ja tuottavat lisäarvoa sekä liitolle että sen jäsenille.
Suurin osa uudistetuista palveluista julkaistiin vuoden 2018 aikana. Kehitystyö on jatkunut pitkäaikaisena kumppanuutena tämän jälkeen ja uusimpana tuotteena Aivoliitto on ottanut käyttöön Kuntoutujarekisterin, joka suunniteltiin yhteistyössä Vitec Avoinen, Aivoliiton, Maksa- ja munuaisliiton sekä Lihastautiliiton kanssa palvelemaan liittojen vastaavia tarpeita kuntoutuspalveluiden järjestämiseen.
”Tietosuojasäädökset ovat tällä hetkellä tiukentuneet ja aiempi järjestelmämme ei enää taipunut uudistuneisiin tarpeisiin. Halusimme myös löytää järjestelmän, joka helpottaisi kurssitoiminnasta vastaavien työntekijöidemme työtä Kelan vaatimien kirjausten osalta”, kertoo Aivoliiton palvelupäällikkö Pekka Kankaanpää.
Kankaanpää oli käynyt keskustelua kollegoidensa kanssa Munuais- ja maksaliitosta sekä Lihastautiliitosta ja kun tarpeet tuntuivat olevan melko paljon toisiaan vastaavia, liitoissa päädyttiin yhteisen järjestelmän hankkimiseen. Tarjouskilpailun myötä toimittajaksi valikoitui Vitec Avoine, jonka toimintavoista Aivoliitolla oli ennestään hyviä kokemuksia.
”Meillä Aivoliitossa tarve uudistukselle oli kiireisin, joten olemme olleet se aktiivisin liitto projektin suhteen. Vaikka tarpeet eri liitoilla olivat melko saman kaltaisia, olemme joutuneet tekemään joitakin kompromisseja toteutuksen suhteen. Lopputuotteeseen olemme kuitenkin tyytyväisiä”, Kankaanpää kertoo.
Liitto tarjoaa Kelan tukemia kuntoutuspalveluita kurssimuotoisesti ja Kuntoutujarekisteri on kurssitoiminnasta vastaavien työntekijöiden käytössä päivittäin. Aivoliiton kurssitarjonta on erittäin laaja ja yhden vuoden aikana järjestetään 60–70 erilaista kurssitapahtumaa.
Kurssitoiminnasta vastaavat henkilöillä on terveydenhoitoalaa vastaava salassapitovelvollisuus, joten rekisteri on rakennettu vahvalla tietosuojalla ja eri osioiden käyttö on mahdollista vain yksittäisillä kursseilla työskenteleville henkilöille. Kurssisuunnittelija luo järjestelmään uudet tapahtumat ja kursseille osallistuvien henkilöiden taustatiedot. Kurssien aikana jokaiselle osallistujalle on nimetty Aivoliiton oma ohjaaja, jonka tehtävä on päivittää osallistujan tietoja järjestelmään kurssin edetessä. Kurssin päätyttyä osallistuja saa Kelan vaatimat kirjaukset ja kurssitodistuksen hakeakseen esimerkiksi kuntoutuspäivärahaa.
Aivoliiton kursseille haetaan pääsääntöisesti Kelan kautta, jonka takia hakemukset kirjataan käsin järjestelmään. Kuntoutujarekisterissä on käytössä myös sähköinen hakumahdollisuus, jonka kautta henkilö voi itsenäisesti hakeutua kursseille.
Aivoliiton kurssisuunnittelija Kikka Lönnqvist on ollut tyytyväinen uuteen Kuntoutujarekisteriin. ”Olen pitänyt useampia sisäisiä koulutuksia ja joulun välipäiville olemme suunnitelleet yhteistä koulutuspäivää, jossa voimme oppia toinen toisiltamme lisää”, Lönnqvist kertoo iloisena.
Kurssitoiminnasta vastaavat työntekijät ovat ottaneet uuden järjestelmän käyttöön positiivisin mielin. Uusia kurssitapahtumia avataan usein jopa kaksi viikossa ja jokaisen yksittäisen osallistujan kohdalla on runsaasti kirjattavaa tietoa. Kelan vaatimusten täyttäminen, päivittäinen kirjaaminen ja raportointi vievät paljon työaikaa. Kuntoutujarekisteri helpottaa kokonaisuudessaan kurssien läpivientiä ja etenkin kurssivetäjien arkea.
”Aiemmin meillä oli käytössä erilaisia lomakkeita, joille kerätty tieto tuli jälkikäteen erikseen kirjata järjestelmään. Uusi Kuntoutujarekisteri on selainpohjainen, joten ohjaaja voi avata järjestelmän missä ja milloin vain sekä tehdä tapahtumakirjaukset ohjausten ja keskustelun lomassa. Kirjaukset on helppo tehdä myös tabletilla tai mobiilissa”, tarkentaa Lönnqvist uuden järjestelmän hyötyjä. Uuden ohjelman myötä myös työprosessit muuttuvat, ja jonka myötä ohjaajille on selkeämpää, miten, minne ja millä tavalla kirjaukset tulee tehdä.
Kuntoutujarekisteri on yhdistetty Aivoliitolla käytössä olevaan Sense-jäsenrekisteriin, joten tarvittaessa osallistujien tietoja saadaan helposti siirrettyä myös jäsenrekisteriin.
”Aloitimme projektin tyhjältä pöydältä. Haasteena oli kuvata kolmen eri liiton tarpeet Avoinelle niin, että lopullinen tekninen toteutus vastaisi tavoitteita”, muistelee Kankaanpää projektin alkuvaiheita. Toiveet ja tavoitteet saatiin selkeytettyä useamman vaatimusmäärittelytyöpajan avulla. Ongelmakohtia ratkottiin yhdessä koko projektin ajan.
Projektin haasteina nähtiin myös kolmen eri liiton aikataulujen ja lopullisten tarpeiden yhteensovittaminen. ”Yhteinen näkemys löytyi ja ajatus saatiin pidettyä kirkkaana. Avoinelle iso kiitos, että asioihin perehdyttiin ja tilanteet ratkottiin, vaikka emme aina osanneet tarkkaan kuvailla tarpeitamme”, Kankaanpää sanoo.
Vaativa projekti toteutettiin kokonaisuudessaan etäyhteyksin. Lopputuloksena järjestelmä on nyt kaikilla liitoilla käytössä omien tarvemääritystensä mukaan.
Digitaalisia palveluita tulee kehittää jatkuvasti ja mahdolliset kehitystarpeet nousevat esiin käyttökokemusten myötä. Esimerkiksi Kelan rahoittamaan kuntoutustoimintaan liittyvä asiakastiedon sähköinen arkistointi toteutetaan Omakanta -järjestelmässä. Nämä seuraavat kehitysaskeleet odottavat vielä tarkempaa ohjeistusta viranomaisilta.
Voit tutustua aiemmassa artikkelissamme Aivoliiton muihin palvelukokonaisuuksiin:
Aivoliiton laaja palvelukokonaisuus pelaa saumattomasti yhteen