1970-luvulla perustettu ja 50 vuotta 11.3.2023 täyttänyt Rahtarit ry palvelee kaikkia kuljetus- ja logistiikka-alalla toimivia henkilöitä. Yhdistyksen tarkoituksena on toimia kuljetusalaa yhdistävänä, kouluttavana, auttavana sekä virkistävänä tahona. Rahtarit ry:llä on lähes 30 000 jäsentä, joille on ympäri Suomen tarjolla runsaasti jäsenetuja, mm. alennuksia yli 800 Rahti-Rastin verkostosta.
Yhteistyö Vitec Avoinen kanssa alkoi elokuussa 2021. Yhdistys oli tilanteessa, jossa jäsenrekisteri oli pakko uudistaa. Sopivia palveluntarjoajia lähdettiin kartoittamaan niin Googlen kuin olemassa olevien verkostojen kautta. Vitec Avoine oli yksi loppusuoralle valikoiduista toimijoista ja lopulta Sense Jäsenrekisteri yhdistettynä Mobiilijäsenkortin monipuolisiin ominaisuuksiin sekä muihin Senseen yhdistettäviin tuotteisiin, oli Rahtareiden valinta uudeksi järjestelmäksi.
”Lähdimme vauhdilla uudistamaan jäsenrekisteriämme ja melko pian huomasimme, ettei projektissa ollut kyse vain rekisterin uudistuksesta. Pääsimme samalla uudistamaan laajalla skaalalla myös monia omia sisäisiä prosessejamme ja toimintatapojamme”, kertoo projektin alkuvaiheista Rahtarit ry:n toiminnanjohtaja Suvi Uski.
Rahtarit ry on aiemminkin tarjonnut jäsenilleen mobiilissa toimivan jäsenkortin ja nyt uudistuksen myötä vastaava palvelu saatiin helposti integroitua suoraan jäsenrekisteriin.
”Avoine Mobiilijäsenkortti on kyllä paljon enemmän kuin pelkkä jäsenkortti. Yhdessä Sense Jäsenrekisterin kanssa se mahdollistaa todella monipuoliset palvelut taipuen moneen ja ollen helppo käyttää”, kiittelee Uski.
Laajaa muutosprosessia on tehty muun yhdistyksen toiminnan ohella ja Sensen toimintoja kehitetään yhdessä vaihe vaiheelta. Tärkeä tavoite oli saada vuoden 2022 jäsenmaksulaskutus hoidettua uuden järjestelmän kautta. Jäsentiedot saatiin siirrettyä vuoden 2021 lopulla ja vuoden 2022 jäsenmaksut laskutettiin uuden Sense Jäsenrekisterin kautta.
”Jäsenistömme koostuu hyvinkin erilaisista ihmisistä. On tärkeää, että voimme tarjota erilaisia vaihtoehtoja esimerkiksi jäsenmaksun maksamiselle. Osalle verkkomaksaminen on haastavaa, mutta todella moni on ollut erittäin tyytyväinen uuteen palveluun, jonka kautta jäsenmaksut hoituvat todella kätevästi”, Uski kertoo.
Rahtarit ry:n jäsenpalveluita on koottu OmaRahtari-palveluun, joka tarjoaa jäsenille entistä laajempia toimintoja.
”Aiemmin ylläpidimme jäsenrekisteriä täysin manuaalisesti sen perusteella, miten jäsenet meille itse tietojaan ilmoittivat. Nyt jäsenet pääsevät itse ylläpitämään ja muokkaamaan tietojaan OmaRahtarissa. Olemme ottaneet käyttöön myös Postin osoitetietojen päivityspalvelun, joka helpottaa sekä meitä että jäseniämme”, Uski tarkentaa.
Verkkokaupasta jäsenet ovat voineet tilata jäsenhintaisia tuotteita. Rekisterimuutoksen myötä myös verkkokauppa uudistui ja jatkossa senkin hallinnointi kietoutuu Sense Jäsenrekisteriin. Tämä mahdollistaa sen, että verkkokauppaan kirjautumalla jäsen tunnistetaan heti ja jäsenhintaiset tuotteet voi maksaa suoraan tilauksen yhteydessä.
”Voimme nyt hallinnoida helposti yhden järjestelmän kautta useita jäsenpalvelujamme. Saamme hoidettua Sensen kautta lehden osoitteistot, jäsenmaksut, kutsut tapahtumiin ja nyt myös putiigin verkkokaupan yhdestä paikasta”, Uski kiittelee järjestelmää.
Laajat muutoshankkeet ovat usein haastavia, mutta ne on onneksi tehty voitettaviksi. Rahtarit ry:n päässä, henkilöstömuutosten myötä jäsenpalvelu ja siinä ohessa Sense Jäsenrekisterin hallinta siirtyivät väliaikaisesti lähes lennosta Johanna Pylväselle, joka kirjaimellisesti hyppäsi kuorma-auton ratista tuuraamaan jäsenpalveluista vuosikymmenet vastannutta henkilöä.
Pylväsen kanssa ja hänen seuraajanaan jäsenasioista vastuun ottanut Tuija Vilkman on aiemminkin ollut mukana vastaavissa projekteissa. ”Sense on todella käyttäjäystävällinen ja looginen”, Vilkman kuvailee.
”Kokemusta minulla oli toki logistiikasta, mutta tietojärjestelmien muutoksista tai jäsentietojen käsittelystä ei juurikaan. Sense Jäsenrekisteriä on kyllä ollut helppo oppia pyörittelemään”, Pylvänen kertoo ja naurahtaa, että ”hyvä siitä vielä tulee”.
Rahtarit ry:n jäsenet ovat myös jo tässä vaiheessa antaneet positiivista palautetta uudistuksista. Kehitystyö jatkuu ja uusia toiminnallisuuksia ollaan ottamassa käyttöön. Sense Jäsenrekisterinä ja sen rinnalla mobiilisti toimiva OmaRahtari-palvelu ovat monipuolinen ja toimiva kokonaisuus, josta on apua yhdistystoimintojen ylläpitämisessä.
Yhteistyö VItec Avoinen kanssa on ollut sujuvaa ja mielekästä. Rahtarit ry jatkaa jäsenrekisteriuudistuksen ohella yhteistyötä uudistamalla www.rahtarit.fi -verkkosivut Vitec Avoinen kanssa. Sense Jäsenrekisterin ja verkkosivujen yhteistoimivuus on kätevä asia. Esimerkiksi yhdistyksen vastuuhenkilöiden yhteystiedot saadaan kotisivuille suoraan jäsenrekisteristä. Vastaavasi myös intranetin käyttäjäoikeudet hallinnoidaan Sensen kautta yhdistyksen n. 200 luottamushenkilölle ja hallituksen jäsenille.
Laita viestiä tai soita, niin kerron tarkemmin Sense Jäsenrekisteristä.
Autan mielelläni löytämään ratkaisut teidän järjestönne tarpeisiin.
Mikko Mantere, myyntipäällikkö
040 0200505
Lähetä sähköpostia