Keliakialiitto on valtakunnallinen potilasjärjestö, joka tukee keliaakikkoja ja heidän läheisiään. Yhteistyö Vitec Avoinen kanssa on jatkunut jo yli kymmenen vuoden ajan, ja liitolla on käytössä kattava valikoima Avoinen palveluita. Keliakialiiton jäsenmäärien kasvaessa ja jäsenistön palvelutarpeiden muuttuessa liitto on siirtänyt jäsenhallinnan Sense Jäsenrekisteriin.
Keliakialiitto on katto-organisaatio, jonka alla toimii noin 30 jäsenyhdistystä, ja näihin yhdistyksiin kuuluu noin 20 000 henkilöjäsentä. Keliakialiitto vastaa jäsenlaskutuksesta sekä viestii yhdistyksille ja yhdistysten jäsenille kattavasti jäsenlehden, uutiskirjeiden, yhdistystiedotteiden ja verkkosivujen kautta. Paikallisyhdistykset voivat käyttää Sense Jäsenrekisteriä tiedottaakseen omia jäseniään tapahtumista ja jäseneduista.
Aiemmin käytössä ollut jäsenrekisteri oli toiminut hyvin, mutta digitalisaation ja järjestön kasvun myötä syntyi tarve helppokäyttöisemmälle ja monipuolisemmalle jäsenrekisterille. Sense Jäsenrekisterin käyttöönotto tarjosi Keliakialiitolle ratkaisun, joka vastaa nykyajan vaatimuksiin ja mahdollistaa joustavan viestinnän sekä jäsenhallinnan yhdistyksissä.
"Aiemmin käytössä ollut rekisteri toimi meillä pitkään ja hyvin. Maailman ja järjestön tarpeiden muuttuessa oli kuitenkin aika siirtyä eteenpäin. Sense Jäsenrekisteri on selkeästi helppokäyttöisempi ja mahdollistaa jäsenyhdistyksillemme sekä jäsenille monipuolisemmat toiminnot”, kertoo Keliakialiiton jäsenkoordinaattori Tuija Heliövuori.
Sense Jäsenrekisterin suurimpiin hyötyihin kuuluu entistä ketterämmät viestintämahdollisuudet ja yhteystietojen hallinta. Jäsenyhdistykset voivat helposti päivittää henkilöjäsenten tietoja sekä lähettää jäsenilleen uutiskirjeitä ja tekstiviestejä suoraan Sense Jäsenrekisterin kautta. Jäsenet pääsevät itse päivittämään omia tietojaan sähköisen jäsenkortin kautta, johon he voivat kirjautua Keliakialiiton verkkosivuilla.
"Henkilöjäsenten mahdollisuus päivittää itsenäisesti omia tietojaan on ollut merkittävä uudistus, mikä on vähentänyt hallinnollista työtä huomattavasti”, Heliövuori tarkentaa.
Osana uudistusta Keliakialiitto otti käyttöön myös sähköisen jäsenkortin (Mobiilijäsenkortti). Uusi jäsenpalvelu integroitiin Keliakialiiton verkkopalveluun, joko on myös Vitec Avoinen toteuttama. Sähköisen jäsenkortin myötä jäsenyhdistykset voivat lisätä paikallisia jäsenetuja suoraan jäsenkortille, ja jäsenet pääsevät tarkastelemaan etujaan helposti missä ja milloin tahansa.
"Avoinen tarjoamien palveluiden helppo integrointi toisiinsa helpottaa meidän sekä jäsenyhdistysten työtä. Tarjoamme toki edelleen perinteisen jäsenkortin niille, joille digitaalisten palveluiden käyttö on vielä vierasta. On kuitenkin ilahduttavaa nähdä sähköisen jäsenkortin käyttäjien määrän jatkuva kasvu”, liiton talous- ja hallintopäällikkö Eija Leppäkynnäs sanoo.
Siirtyminen Senseen toteutettiin tiiviissä yhteistyössä Vitec Avoinen kanssa. Siirto Avoinen omien järjestelmien välillä sujui ketterästi. Järjestelmien testaus sekä käyttöönotto etenivät aikataulussa, vaikka projekti vietiinkin läpi vain muutamassa kuukaudessa.
"Projekti sujui hyvin, ja yhteistyö Avoinen kanssa on ollut helppoa. Basecamp-yhteistyöalustan avulla pystyimme seuraamaan projektin etenemistä ja käymään tarvittavaa keskustelua kehittäjien kanssa”, Leppäkynnäs kertoo.
Vitec Avoinelta projektista vastasi Sanna Judén, joka on ollut mukana myös edellisessä yhteisessä jäsenrekisteriprojektissa: ”Rekisterin päivitys tutun asiakkaan kanssa sujui vaivattomasti, sillä aikaisemman yhteistyön ansiosta pääsimme heti kiinni toteutuksen ytimeen. Tässä projektissa oli erityisen tärkeää miettiä, miten voimme keventää liiton arkea ja pääkäyttäjän vastuuta, päivittämällä paitsi järjestelmää, myös asiakkaan toimintatapoja.”
Judén kertoo huomanneensa monissa eri projekteissa, että asiat tehdään usein tietyllä tavalla vain, koska on niin on aina tehty. Pienetkin muutokset voivat lopulta tuoda toivottua sujuvuutta liiton arjen prosesseihin.
Jäsenkoordinaattori Tuija Heliövuori toimii Sensen pääkäyttäjänä ja osallistuu aktiivisesti Avoinen järjestämiin pääkäyttäjien koulutuksiin. Hän välittää oppinsa eteenpäin, sillä hän vastaa jäsenyhdistysten koulutuksesta uuden Sense Jäsenrekisterin käyttöön.
"Jäsenyhdistysten koulutukset ovat alkaneet rullaamaan. Uuden oppiminen vie aina aikansa, mutta palaute niin yhdistyksiltä kuin jäseniltä on ollut pääsääntöisesti positiivista”, Heliövuori kertoo.
Sense Jäsenrekisterin käyttöönotto on ollut tärkeä askel Keliakialiitolle, mutta järjestön ja sen jäsenyhdistysten tarpeet kehittyvät jatkuvasti. Vitec Avoine ja Keliakialiitto jatkavat tiivistä yhteistyötään, ja palveluiden uusia ominaisuuksia kehitetään jatkuvasti vastaamaan niin muuttuvan maailman kuin jäsenistön tarpeita.
"Yhteistyömme Vitec Avoinen kanssa on aina ollut sujuvaa ja ratkaisukeskeistä. He ovat proaktiivisia ja pystyvät tarvittaessa haastamaan, mikä on auttanut meitä kehittämään toimintaamme eteenpäin”, Leppäkynnäs kiteyttää.
Laita viestiä tai soita, niin kerron tarkemmin Sense Jäsenrekisteristä.
Autan mielelläni löytämään ratkaisut teidän järjestönne tarpeisiin.
Mikko Mantere, myyntipäällikkö
040 0200505
Lähetä sähköpostia