Näin uudistat jäsenrekisterisi sujuvasti ja tehokkaasti

Jäsenrekisterin uudistaminen on järjestöille paitsi käytännöllinen myös strateginen askel. Moderni järjestelmä mahdollistaa tehokkaamman tiedonhallinnan, parantaa jäsenkokemusta ja tukee järjestön tavoitteita pitkälle tulevaisuuteen. Vitec Avoinen projektipäällikkö Sanna Judénilla on vuosien ja useiden läpivietyjen rekisteriprojektien kokemus, miten jäsenrekisteriprojektit toteutetaan sujuvasti ja mitä kannattaa ottaa huomioon jo ennen projektin aloitusta.

Miksi jäsenrekisterin uudistaminen kannattaa?

Digitaaliset järjestelmät ovat kehittyneet valtavasti viime vuosina, ja samalla myös loppuasiakkaiden odotukset ovat kasvaneet. Tämä kehitys on paljastanut monille järjestöille vanhojen järjestelmien rajoitukset, kuten teknisen vanhentuneisuuden, monimutkaiset prosessit tai tietoturvan puutteet. Jäsenrekisterin uudistaminen ei ole pelkästään tekninen siirtymä, vaan se tarjoaa myös ainutlaatuisen mahdollisuuden tarkastella ja kehittää järjestön toimintatapoja kokonaisvaltaisesti.

"Monet asiakkaamme siirtyvät Sense Jäsenrekisteriin parantaakseen tietoturvaa ja yksinkertaistaakseen toimintaprosesseja. Uusi järjestelmä tuo jäsenkokemuksen täysin uudelle tasolle esimerkiksi mobiilijäsenkortin ja helposti kohdennettavan jäsenviestinnän avulla”, kertoo projektipäällikkö Sanna Judén.

Jäsenkokemuksen parantaminen on monelle järjestölle keskeinen tavoite, ja nykyaikainen jäsenrekisteri vastaa paremmin jäsenten odotuksiin ja arjen tarpeisiin. Sense Jäsenrekisteri on suunniteltu suomalasille järjestöille ja kehitetty mukautumaan joustavasti järjestön nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin. Tuotteelle on myönnetty Avainlippu-merkki osoituksena suomalaisesta työstä.

Mitä onnistunut jäsenrekisteriprojekti vaatii?

Jotta projekti onnistuu, tarvitaan selkeä ja realistinen toimintasuunnitelma sekä vahvaa yhteistyötä. Vitec Avoine on vuosien kokemuksen myötä hionut jäsenrekisteriprojektien vaiheet tarkasti toimiviksi. Projektin aluksi luodaan projektisuunnitelma, johon sisältyvät eri vaiheiden aikataulut ja vastuunjaot. 

Seuraavaksi käymme läpi keskeiset vaiheet, jotka varmistavat projektin sujuvuuden ja laadukkaan lopputuloksen.

Tarvekartoitus ja suunnittelu

Vitec Avoinen jäsenrekisteriprojektit alkavat aina tarvekartoituksella. Kartoituksessa hyödynnetään yhteiskehittämistä, jossa asiakkaan näkemykset ja Vitec Avoinen asiantuntijuus yhdistyvät toimiviksi ratkaisuiksi.

Tässä vaiheessa asiakkaan nykyinen järjestelmä ja prosessit käydään läpi. Tavoitteena on tunnistaa toiminnot, jotka vaativat muutosta ja myös toiminnot, jotka halutaan säilyttää. Erityistä huomiota kiinnitetään esimerkiksi jäsenlaskutuksen toimintamalliin, tietoturvavaatimuksiin sekä siihen, miten jäsenistöä halutaan palvella digitaalisesti.

Kartoituksessa hyödynnetään asiakkaan kanssa yhteisiä työpajoja, joissa määritellään projektin painopisteet ja kehityskohteet. Näin varmistetaan, että järjestelmä vastaa sekä nykyisiin että tuleviin tarpeisiin.

Tietojen siirto ja testaus

Tietojen siirto, eli konversiovaihe, on yksi projektin kriittisimmistä vaiheista. Vitec Avoine varmistaa tietojen laadun ja siirron onnistumisen hyödyntämällä testikonversioita. Konversiovaiheessa tiedot siirretään rekisterin testiympäristöön. Tässä vaiheessa tarkistetaan, että tiedot siirtyvät eheästi ja varmistetaan sopivuus Sense Jäsenrekisterin tietosisältöön sekä mukautusvaiheessa toteutettaviin toimintoihin ja prosesseihin.

Tässä vaiheessa pidetään pääkäyttäjätason peruskoulutus, jossa käydään läpi rekisterin tietorakenne sekä tutustutaan hakutyökalun käyttöön. Näiden oppien avulla asiakas pystyy tarkistamaan tietojen oikeellisen siirtymisen sekä saa ensikosketuksen uuden jäsenrekisterin käyttöön.

Mukautusvaihe

Sense Jäsenrekisteri on suunniteltu joustavaksi ja muokattavaksi, mikä mahdollistaa sen räätälöinnin asiakkaan erityistarpeiden mukaan. Mukautusvaiheessa toteutetaan esimerkiksi tiettyjä lisäominaisuuksia, kuten räätälöityjä raportteja tai integraatioita muihin järjestelmiin.

Asiakkaan toiveiden perusteella järjestelmän toimintalogiikkaa voidaan hienosäätää, jotta se tukee mahdollisimman tehokkaasti järjestön omia prosesseja. Mukautusvaiheen aikana asiakas pääsee testaamaan järjestelmän eri toimintoja käytännössä. Tämä lähestymistapa auttaa varmistamaan, että lopullinen järjestelmä vastaa tarkasti asiakkaan tarpeita, eikä yllätyksiä tule käyttöönoton jälkeen.

Käyttöönotto ja koulutus

Käyttöönotto suunnitellaan tarkasti, ja se toteutetaan vaiheittain, jotta siirtymä uuteen järjestelmään sujuu katkeamattomasti. Asiakkaille järjestetään kattavat koulutukset, joissa pääkäyttäjät perehdytetään järjestelmän toimintaan. On myös sovittavissa, että myös muut ns. loppukäyttäjät, kuten toimisto- ja yhdistyskäyttäjät perehdytetään uuden rekisterin käyttöön.

Koulutuksissa keskitytään käytännönläheisyyteen, jotta käyttäjät oppivat hyödyntämään järjestelmän toimintoja tehokkaasti heti alusta lähtien. Lisäksi tarjotaan asiakaskohtaisia käyttöohjeita, jotka helpottavat arkea myös projektin jälkeen. Käyttöönoton aikana asiakas saa jatkuvaa tukea sekä teknisiin kysymyksiin että käytön opastukseen.

Jatkuva tuki ja kehitys

Vitec Avoine ei jätä asiakkaitaan yksin projektin päätyttyä. Käyttöönoton jälkeen asiakkailla on käytössään monipuoliset koulutusmahdollisuudet, jotka on suunnattu erityisesti pääkäyttäjille. Suositut koulutukset tarjoavat käytännönläheistä opastusta ja tarjoavat mahdollisuuden oppia muiden järjestöjen parhaista käytännöistä vertaistuen avulla.

Järjestelmän ylläpidon lisäksi Vitec Avoine tarjoaa asiakkaille jatkuvaa tukea sekä mahdollisuuksia kehittää jäsenrekisteriä tulevien tarpeiden mukaisesti. Sensen joustavuuden ansiosta uusia toimintoja voidaan lisätä helposti ilman laajoja uudistusprojekteja, mikä tekee siitä kestävän ja skaalautuvan ratkaisun järjestön muuttuvissa tarpeissa.

”Jatkuva yhteistyö ja aktiivinen kommunikointi varmistavat, että järjestelmä tukee järjestön arkea ja mukautuu järjestön tarpeisiin myös tulevaisuudessa”, summaa Judén.

Viisi vinkkiä jäsenrekisteriprojektiin

1. Määrittele tarpeet tarkasti etukäteen
   Pohdi, mitä nykyinen järjestelmä ei tarjoa ja mitä uudelta järjestelmältä odotetaan. Tunnista jäsenrekisterin keskeiset prosessit, kuten laskutus, viestintä ja raportointi.
   
   
2. Panosta tietojen siirtoon 
   Tiedonsiirto on projektin kriittinen vaihe. Varmista, että siirrettävät tiedot ovat ajantasaiset, eheät ja siirrettävissä uuteen järjestelmään.
   
   
3. Varaa riittävästi resursseja ja sitoudu projektiin
   Rekisteriprojekti vaatii aikaa ja sitoutumista. Huolehdi, että projektissa mukana olevilla henkilöillä on riittävästi aikaa projektin edistämiseen.
   
   
4. Käyttäjien koulutus on avain onnistumiseen
   Käyttäjät ovat järjestelmän keskeisiä toimijoita. Rekisterin jalkauttaminen liiton arkeen vaatii suunnitelmallisuutta ja siihen on tärkeä varata riittävät henkilö- ja aikaresurssit.
   
   
5. Viestintä ja yhteistyö ovat ratkaisevia
   Pidä viestintä aktiivisena sekä sisäisesti että toimittajan kanssa. Hyvä yhteistyö varmistaa, että projekti etenee sujuvasti ja tavoitteet saavutetaan.

Kiinnostavia artikkeleita Sense Jäsenrekisteriin liittyen

Keliakialiitto vaihtoi onnistuneesti Sense Jäsenrekisteriin

Jäsenlaskutus helposti ja kustannustehokkaasti

Jäsenrekisteri tukee liiton toimintaa nyt ja tulevaisuudessa

Ratkaisut rekisterinpitäjän vastuiden tehokkaaseen hoitoon