Omakotiliittoon kuuluu noin 230 omakoti- ja vapaa-ajan yhdistystä ja noin 70 000 jäsentä. Tälle isolle liitolle tehtiin rekisteriuudistus, jonka tavoitteena oli parantaa jäsenten kirjautumisen tietoturvaa sekä tehostaa tilastotiedon hyödyntämistä. Näiden asioiden rinnalla pyrittiin kustannustehokkaaseen ratkaisuun.
Omakotiliitossa haluttiin siirtyä rullaavaan jäsenlaskutukseen, jossa jäsenyys olisi voimassa aina 12 kuukautta kerrallaan liittymispäivästä eteenpäin. Koska edellinen rekisteri ei suoraan mahdollistanut tällaista laskutusmallia, liitossa päätettiin selvittää muita rekisterivaihtoehtoja. Lopulta päädyttiin Vitec Avoinen toimittamaan Sense Jäsenrekisteriin.
Koronarajoitusten vuoksi projekti toteutettiin alusta loppuun saakka etäprojektina. Projektipäällikkönä toimi Vitec Avoinen päässä Anne Pousi ja Omakotiliitolla Katja Keränen.
”Etäprojekti jännitti ensin, mutta lopulta huomasin etätyöskentelyn olevan paljon tehokkaampaa kuin kasvotusten tapahtuvat palaverit. Etäyhteydellä oli helppoa pitää lyhyitä palavereita nopeasti aina tarpeen tullen. Meillä oli Katjan kanssa sovittuna joka viikolle puolen tunnin Teams-palaverit, joiden ansiosta pysyimme molemmat hyvin ajan tasalla projektin etenemisestä”, Anne kertoo.
Omakotiliiton väki pystyi selkeän suunnitelman ja etukäteen aikataulutettujen tapaamisten ansiosta hyvin suunnittelemaan ajankäyttöään. Projekti oli suuri ja vaati paljon tekemistä myös Omakotiliiton työntekijöiltä. Myös Omakotiliitossa oltiin tyytyväisiä etäprojektin sujuvuuteen.
”Avoinen projektipäällikkö piti asiat hyvin hallussa ja vei projektia eteenpäin. Meidän tuli vain suorittaa annetut tehtävät ja tehdä päätökset. Etätyöskentely sopi hyvin tähän projektiin ja pystyimme helpommin osallistumaan vähän isommallakin tekijäjoukolla projektipalavereihin. Etäprojektille minulta täysi kymppi - molemmat osapuolet onnistuivat siinä hyvin”, Katja Omakotiliitosta kommentoi.
Sense Jäsenrekisteriä pystytään mukauttamaan joustavasti asiakkaan omien toiveiden ja tarpeiden mukaan. Yleistä tuotekehitystä tehdään Senseen säännöllisesti, jotta mahdollisimman miellyttävä ja tehokas käyttökokemus voidaan varmistaa. Olemme tiiviisti asiakkaidemme apuna palvelun käyttöönotossa sekä aina tarpeen mukaan tukena myös projektin jälkeen.
Omakotiliitossa toivottiin, että rekisterin käyttö olisi yhdistyskäyttäjien kannalta sujuvaa ja että palvelutaso pysyisi toimittajan vaihtamisen myötä vähintään samana kuin aiemmin. Koska uudistusten määrä oli rekisterin vaihtamisen myötä suuri, liitossa varmasti tunnustellaan sopivia toimintatapoja vielä jonkin aikaa.
”Yhteneväiset ja aiemmasta muuttuneet käyttötavat hakevat vielä muotoaan, mutta sekä pääkäyttäjien että yhdistyskäyttäjien osaaminen kasvaa päivä päivältä. Keskeiset tavoitteet saavutettiin projektissa ja sovitut toiminnot on toteutettu rekisteriin. Haastavimpiin asioihin, kuten ensimmäiseen laskutukseen ja maksumuistusten lähettämiseen olemme saaneet riittävästi tukea. Joitain toivomiamme käytettävyysparannuksia toivottavasti näemme jatkossa tuotepäivityksissä. Itse näen erittäin hyvänä, että kyseessä on meille mukautettu vakiotuote, joka kehittyy myös omaa kehityspolkuaan, mistä me uudistusten myötä myös hyödymme”, Katja sanoo.
Omakotiliiton hienosti sujunut rekisteriprojekti osoittaa, että suuretkin projektit onnistuvat meiltä sutjakkaasti etänä. Jos sinäkin haluat liitollesi muuntautumiskykyisen ja tehokkaan jäsenrekisterin, jonka kehitys ei pysädy paikalleen, ota yhteyttä myyntipäällikköömme Mikkoon ja sovi etätapaaminen.