Suomen Vapaa-ajankalastajien keskusjärjestön uudistettu jäsenrekisteri toteutettiin Vitec Avoinen Sense Jäsenrekisterin pohjalle. Jäsenrekisteriuudistuksen myötä järjestö luopuu vaiheittain vanhasta muovisesta jäsenkortista. Nyt muun muassa kaikki jäsenedut ovat helposti hyödynnettävissä uudella sähköisellä jäsenkortilla.
Suomen Vapaa-ajankalastajat on vuonna 2000 perustettu keskusjärjestö, joka edistää vapaa-ajankalastajien kalastusmahdollisuuksia sekä neuvoo järjestäytyneitä ja järjestäytymättömiä vapaa-ajankalastajia kestävän käytön mukaisessa kalastuksessa. Järjestön 13 vapaa-ajankalastajapiirin 450 seurassa toimii yhteensä noin 32 000 kalastuksen harrastajaa.
Jäsenrekisteriuudistus alkoi kesällä 2022 ja projektin parissa työskenneltiin aktiivisesti koko syksy. Uusi Sense Jäsenrekisteri otettiin käyttöön joulukuussa 2022 ja uusi liittymislomake alkuvuodesta 2023. Jäsenille suunnattu uusi sähköinen jäsenkortti, OmaSVK-mobiilipalvelu valmistui keväällä 2023 ja kesän alussa se lanseerattiin järjestön jäsenille.
SVK:n (Suomen Vapaa-ajankalastajat) vanhaan jäsenrekisteriin oli pääsy vain yhdellä henkilöllä. Yksi tärkeimmistä uudistuksen tavoitteista oli saada käyttöoikeuksia useammalle henkilölle. Riskit vähenevät, kun kaikki tieto ei enää ole vain yhden ihmisen takana. Sense Jäsenrekisteristä saadaan helposti jaettua käyttöoikeuksia seurojen toimihenkilöille.
Järjestön alla toimii yli 450 seuraa, joissa on yhteensä yli 32 000 jäsentä. Tällä hetkellä käyttöoikeuksia on jaettu jo kymmenille seuroille ja toimintoja laajennetaan käyttökokemusten myötä.
”Huhtikuusta lähtien olemme kouluttaneet jäsenseurojen toimihenkilöitä Sensen käyttöön tunnin mittaisilla verkkokoulutuksilla tahtiin viisi koulutusta per kuukausi. Nyt on reilut 70 seurakäyttäjää perehdytetty Senseen ja kesälomien jälkeen koulutusrumba jatkuu todennäköisesti samalla volyymilla pitkin syksyä. Seurakäyttäjät ovat olleet hyvin kiitollisia uudesta mahdollisuudesta päästä hallinnoimaan omaa jäsenistöään Sensessä sekä hyödyntämään myös Sensen viestintäominaisuuksia”, kertoo SVK:n puolesta rekisteriuudistuksesta vastannut järjestöasiantuntija Pekka Lehdes.
”SVK:n ihmisille tämä rekisterin käyttöönotto on ollut poikkeuksellinen ja iso projekti. Siksi on ollut tärkeää, että hommaa viedään eteenpäin vaiheittain ja varmistaen, että asiat varmasti toimivat. 30 000 jäsenen jäsenmaksulaskutus on sen kokoluokan operaatio, että siinä ei halua mokailla”, Lehdes jatkaa.
”Rekisteriuudistuksen yhteydessä SVK:lle toteutettiin myös liittymislomake, joka mahdollistaa jäsenmaksun maksamisen suoraan lomakkeella liittymisen yhteydessä. Seurojen on myös helppo linkittää liittymislomake omille verkkosivuilleen ja tällöin kyseinen seura on jo valmiiksi valittuna lomakkeelle”, kertoo Vitec Avoinen projektipäällikkö Anne Pousi.
Vapaa-ajankalastajilla oli aiemmin käytössä fyysiset jäsenkortit. Uudistuksen yhteydessä muovikorteista luovutaan vaiheittain ja tilalle on tullut jäsenten OmaSVK-mobiilipalvelu, jossa jäsenkortti on saatavilla digitaalisena.
OmaSVK-mobiilipalvelun sähköisellä jäsenkortilla jäsenen on helppo itse tarvittaessa päivittää omia yhteystietojaan. Lisäksi palvelussa on esillä SVK:n jäsenedut, jotka päivittyvät automaattisesti Sense Jäsenrekisteristä. Myös SVK:n tuoreimmat uutiset ovat luettavissa mobiilipalvelussa.
Kuten kaikki Avoine Mobiilijäsenkorttia hyödyntävät palvelut, myös OmaSVK-palvelu on suunniteltu käytettäväksi ensisijaisesti älypuhelimella, mutta siihen voi kirjautua myös pöytäkoneella. OmaSVK-mobiilipalveluun on rakenteilla myös rajapinta Luonnonvarakeskuksen Omakala-palveluun, jolloin käyttäjät pääsevät kirjautumaan molempiin palveluihin yksillä tunnuksilla.
Vitec Avoinen selkeät toimintaprosessit auttavat viemään projektit maaliin sovitussa aikataulussa. Kaikki projektin alussa vaatimusmäärittelyvaiheessa tärkeiksi koetut ominaisuudet saatiin toteutettua. Käyttöönoton jälkeen Sense Jäsenrekisteriin on tehty muutama uusi ominaisuus.
”Yhteistyö Vitec Avoinen kanssa on ollut mutkatonta ja sujuvaa. SVK:lta ja Vitec Avoinelta oli nimetty uudistukseen projektipäälliköt, jotka veivät projektia omissa organisaatioissaan eteenpäin. Projektin vaiheet valmistuivat sovitun aikataulun mukaisesti. Jännittävin hetki oli luonnollisesti käyttöönoton vaihe, jossa vanhan rekisterin aineisto lopullisesti siirrettiin Senseen. Homma hoitui kuitenkin mallikkaasti, koska siirtoa oli testattu useita kertoja ennen lopullista siirtoa”, Pekka Lehdes kertoo.
”Muutkin rekisterin kautta toteutettavat isot operaatiot, kuten vuoden 2023 ensimmäinen jäsenmaksulaskutus, toteutettiin ensin testiympäristössä ja vasta sitten tuotantoympäristössä. Tämä työtapa loi meille SVK:n väelle turvallisuuden tuntua tekemiseen”, Pekka Lehdes jatkaa.
”Digitaaliset palvelut mahdollistavat jatkuvan ja ketterän kehittämisen. Vitec Avoinella olemmekin aina asiakkaidemme tukena myös käyttöönottovaiheen jälkeen”, kertoo Pousi. ”Erityisen iloinen olen, että viime vuosien etäyhteyksin toteutettujen projektien jälkeen tässä projektissa päästiin asiakkaan kanssa tapaamaan myös ihan livenä.”
Laita viestiä tai soita, niin kerron tarkemmin Sense Jäsenrekisteristä.
Autan mielelläni löytämään ratkaisut teidän järjestönne tarpeisiin.
Mikko Mantere, myyntipäällikkö
040 0200505
Lähetä sähköpostia
